T.C. ORDU ÜNİVERSİTESİ İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

Satın Alma ve İhale Birimi

ADI SOYADI	UNVANI	E-POSTA ADRESi	TELEFON/DAHİLİ
Birol YAŞAR	Şube Müdürü	birolyasar@odu.edu.tr	0 (452) 226 52 25/2403
Enis KIZILTAŞ	Sürekli İşçi	eniskiziltas@odu.edu.tr	0 (452) 226 52 25/2420
Mehmet GÜL	Sürekli İşçi	mehmetgul@odu.edu.tr	0 (452) 226 52 25/2424
Murat ARSLAN	Memur	muratarslan@odu.edu.tr	0 (452) 226 52 25/2436

Görev Tanımları:

Müdürlüğümüz; Üniversitemizin ihtiyacı olan mal, hizmet alımları ve makine teçhizatların bakım-onarımlarını; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu ve yürürlükteki mevzuat doğrultusunda İhale, Devlet Malzeme Ofisi ve Doğrudan Temin usulü ile gerçekleştirmek; Üniversitemize ait taşınmazların 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve Ordu Üniversitesi Taşinmaz Kira Yönergesi hükümleri çerçevesinde kiralama işlerini gerçekleştirmek ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda satınalma işlemlerinin yürütülmesini gerçekleştirmekle görevli olup İdari ve Mali İşler Daire Başkanına karşı sorumludur.

A- Doğrudan Temin Birimi

1- Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı birimlerin (Fakülte, Yüksekokul, Enstitüler ve Araştırma ve Uygulama Merkezleri) ihtiyaç duydukları mal ve hizmet alımlarını; Başkanlığımız için ayrılan mevcut bütçesindeki ödenekler çerçevesinde 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 22. maddesinin (a/b/c/d) bendine göre her yıl belirlenen parasal limit çerçevesinde Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları, Hizmet Alımları, Bakım Onarım Giderleri tertiplerinden gerekli her türlü mal ve hizmet alımlarını piyasa araştırmalarını yaparak doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirmek ve satın alma dosyalarını hazırlamak,

2- İhtiyaç duyulan mal ve hizmet alımlarına ilişkin piyasa fiyat araştırması sonucu bütçe ödeneğinin kontrolü sağlanarak yaklaşık maliyet cetveli, onay belgesi ve ek belgeleri düzenlemek,

3- İhtiyaç duyulan mal ve hizmet alımlarına ilişkin teklif alınarak gerekli piyasa fiyat araştırma tutanağını tanzim etmek ve malzemelere ait siparişin ilgili yükleniciye bildirmek,

4- İstekli/Yükleniciler tarafından malın veya hizmetin tamamlanması veya teslim alınmasına müteakip; muayene kabul işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimine alınan malla ilgili taşınır işlem fişini düzenletmek,

5- Mükelleflere ait ödeme evraklarının kanunlara uygunluğunu kontrol ettikten sonra “Harcama Yönetim Sistemi” (MYS) programı üzerinden gerekli ödeme belgesini hazırlayıp Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimine gönderilerek ödeme süreçlerini takip etmek,

6- Üniversitemiz envanterine kayıtlı resmi hizmet araçlarının trafik muayene ve sigorta ödemelerini ve bakım onarımlarını gerçekleştirmek,

7- Yerel gazete, dergi ve ajans aboneliklerini gerçekleştirmek,

8- Birimde yürütülen faaliyetlere ilişkin kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak ve birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive kaldırmak,

B- İhale Birimi

1- Üniversitemiz Rektörlüğü ve bağlı birimlerin (Fakülte, Meslek Yüksekokulu, Enstitüler, Araştırma ve Uygulama Merkezleri) ihtiyaç duydukları mal ve hizmet alımlarını; Başkanlığımız için ayrılan mevcut bütçesindeki ödenekler çerçevesinde ihaleye onay verilmesinden sonra 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu çerçevesinde ihale işlemlerini gerçekleştirmek ve sözleşmeleri düzenlemek,

2- Ayrılan ödenekler çerçevesinde Başkanlığımızın yapması gereken mal ve hizmet alım ihalelerine ilişkin teknik şartnamenin hazırlanmasını sağlamak, ihalenin yaklaşık maliyetini tespit edip yaklaşık maliyet tablosunu hazırlamak ve parasal sınırlara göre ihale ilanı hazırlamak,

3- Tespit edilen yaklaşık maliyetin Başkanlığımız ödeneği ile karşılaştırılarak ödenek yeterli ise;

a) İhale onay belgesi hazırlamak ve ihaleleye ilişkin dokümanların (idari şartname, sözleşme tasarısı, teknik şartname) EKAP’a kaydedilmesi sağlanarak ihale kayıt numarası almak,
b) İhale ilanı, ihtiyaç listesi ve ilgili kanunda belirlenen esaslar çerçevesinde her ihale için uygun standart formları içine alan ihale işlem dosyası hazırlamak ve eksiksiz olarak bulunmasını sağlamak,
c) İlanlar yaklaşık maliyeti 4734 Sayılı Kanuna uyan ilgili maddesine göre yerel gazetede veya Kamu İhale Kanunu (KİK) bülteninde yayınlatmak,

4- İhale ilanı kamu ihale bülteninde yayınlanacak ise internet üzerinden kamu ihale kurumuna gönderilen ihale ilanının onaylanması beklenir. İlan onaylandıktan sonra ilan bedeli Kamu İhale Kurumunun hesabına ödemesi gerçekleştirilir. İhale ilanı sevk işlem formu elektronik ortamda KİK' e göndermek, yasal süresi içerisinde yerel gazetede yayımlanabilmesi için Basın İlan Kurumuna göndermek,

5- İhale komisyon üyeleri için gerekli yazışmalar yapılarak Başkanlık makamından gerekli görevlendirme oluru alınıp İhale Komisyonu oluşturulur ve İhale komisyon üyelerine ihale işlem dosyası izleyen üç gün içerisinde EBYS üzerinden tebliğ edilir,

6- İhale Komisyonu toplantısı sırasında sekretarya görevini yapmak, ihale günü ihale form ve tutanakları düzenlemek ve komisyon üyelerine eksiksiz olarak imzalatmak,

7- Komisyonun vereceği ihale kararını yazma işlemini gerçekleştirmek ve ihale yetkilisinin onayından önce KİK dan ihale üzerinde kalan firmanın yasaklı olup olmadığının teyitini yapmak,

8- Kesinleşmiş ihale kararının 3 gün içerisinde tüm isteklilere tebligatını yapmak,

9- Kararı onaylanan ihale kararını, yasal süresi içerisinde isteklilere kesinleşen ihale kararını tebliğ etmek, tebliğ tarihinden itibaren geçecek 10 günlük yasal süre sonunda itiraz olup olmadığına bakılarak itiraz var ise yasal süreci içerisinde ihale komisyonunun vereceği cevabı isteklilere tebliğ etmek, itiraz yok ise ihale üzerinde kalan firmayı sözleşme yapmaya davet etmek,

10- Sözleşme için gelen yüklenicinin 4734 sayılı kanunun 10. maddesinde istenilen belgeleri tam olarak getirip getirmediğini kontrol etmek, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına kesin teminat ve sözleşme pulu harçlarının alınması ile ilgili yazı yazmak, KİK katılım payının yatırılmasını sağlamak,

11- 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşme Kanunu çerçevesinde yüklenici ile sözleşme imzalanması için sözleşme tarihli yasaklı olup olmadığının teyitini yapmak,

12- Mal ve hizmet alımı işlerinde sözleşme imzalanmadan önce % 6 oranındaki kesin teminatın yatırılmasını sağlamak, sözleşmenin hazırlanarak Yükleniciye ve İhale Yetkilisine imzalattırılması varsa tescil ve işlemlerini (noter tescili vs.) yaptırılması, ihaleyle ilgili tebligatları yapmak,

13- İhale ile satın alınan malların süresi içerisinde ilgili birime teslim edilip edilmediğini kontrol etmek, teslim edilen mallar ve hizmetler için faturalarını kestirmek, ilgili birime alınan malla ilgili muayene kabul tutanağı ve taşınır işlem fişini düzenletilmesini sağlamak,

14- Sözleşme hükümleri çerçevesinde yapılan işe ait faturaya istinaden Ödeme emri belgesi hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe birimine MYS'den göndermek,

15- İhaleye katılan ve ihale üzerinde kalmayan diğer firmaların geçici teminatlarının iadesini gerçekleştirmek,

16- Süreleri dolmuş sözleşmeler ve garanti süresi dolan mallar ile ilgili % 6 oranındaki kesin teminatlarının ilgili banka şubelerine iade edilmesini gerçekleştirmek,

17- Birimde yürütülen faaliyetlere ilişkin kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak ve birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive kaldırmak,

C- Kiralama Birimi

1- Mülkiyeti Üniversitemize ait olan veya mülkiyeti hazineye ait Üniversitemize tahsisli olan taşınmazların (kantin, kafetarya, kırtasiye-fotokopi yeri, ATM cihazı yeri, banka şubesi vb.) 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve Ordu Üniversitesi Taşinmaz Kira Yönergesi hükümleri çerçevesinde taşınmaz kiralama ihale işlemlerini gerçekleştirmek,

2- Kiralama işlem dosyasının hazırlanması ve muhafazasını sağlamak,

3- Kiralama işlemi gerçekleştirlen taşınmazların kira, elektrik, su v.b. gibi ödemlerin düzenlenmesini sağlayarak düzenli olarak takibi ve tahsilatını gerçekleştirmek,

4- Kiralama işlemi gerçekleştirlen taşınmazların yıllık kira artışlarının TÜFE oranında hesaplanması yapılarak yüklenicilere tebliğ etmek ve tahsilatını yapmak,

5- Birimde yürütülen faaliyetlere ilişkin kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak ve birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive kaldırmak,

D- DMO Alım

1- Birimlerin talepleri doğrultusunda ihtiyaç duyulan mal/malzemelerin Kamu İhale Kanununun 3/e maddesi doğrultusunda Devlet Malzeme Ofisinden temin edilmesine ilişkin satınalma dosyalarını hazırlamak, sipariş işlemlerini gerçekleştirmek, avans ve kredi işlemlerini yürütmek, ödeme emrinin düzenlenmesi ve krediyi kapatılmak,

2- Birimde yürütülen faaliyetlere ilişkin kurum içi ve kurum dışı yazışmaları hazırlamak ve birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalamak ve arşive kaldırmak,

E- Ortak Görevler

1- Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarını düzenlemek ve satınalma işlemlerine yönelik planlar yapmak,

2- DOKAP eylem planları kapsamında gerçekleştirilen yatırım faaliyetlerini hazırlamak,

3- İl Koordinasyon Kurulu toplantısı kapsamında gerçekleştirilen yatırım faaliyetlerini hazırlamak,

4- Gerekli durumlarda ilgili bütçe tertibine ek ödenek talep etmek,

5- Daire Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri gerçekleştirmek.

İlgili Mevzuat:

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu

4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği